Welche Unterlagen braucht ein Anwalt für den Forderungseinzug?
Welche Dokumente benötigt ein Rechtsanwalt für offene Rechnungen? Mit dieser Checkliste können Unternehmen Forderungen schneller digital übergeben.
Welche Unterlagen benötigt ein Anwalt für den Forderungseinzug?
Ein Kunde zahlt nicht und die Angelegenheit soll anwaltlich bearbeitet werden. Je vollständiger die Unterlagen übermittelt werden, desto schneller kann geprüft werden, ob und in welcher Höhe eine Forderung besteht.
Unternehmen können den Prozess erheblich beschleunigen, wenn sie die wichtigsten Informationen strukturiert bereitstellen.
Checkliste: Diese Unterlagen sollten Sie übermitteln
1. Angaben zum Schuldner
Erforderlich sind möglichst vollständige Kontaktdaten:
- vollständiger Name oder Firmenname;
- Anschrift;
- gegebenenfalls Rechtsform;
- E-Mail-Adresse;
- Telefonnummer;
- Ansprechpartner;
- bei Unternehmen möglichst genaue Bezeichnung aus dem Vertrag oder der Bestellung.
Achten Sie darauf, dass der richtige Vertragspartner benannt wird. Handelsname, Geschäftsbezeichnung und tatsächlicher Rechtsträger sind nicht immer identisch.
2. Vertrag oder Auftrag
Übermitteln Sie die Unterlagen, aus denen sich ergibt, warum Ihr Kunde zahlen muss. Das können beispielsweise sein:
- schriftlicher Vertrag;
- unterschriebenes Angebot;
- Bestellung;
- Auftragsbestätigung;
- E-Mail-Korrespondenz;
- Buchungsbestätigung;
- Allgemeine Geschäftsbedingungen.
Auch mündliche Vereinbarungen können wirksam sein. Ihre Durchsetzung kann aber schwieriger werden, wenn Inhalt und Umfang später bestritten werden.
3. Rechnung
Die Rechnung sollte vollständig und lesbar sein. Wichtig sind insbesondere:
- Rechnungsnummer;
- Rechnungsdatum;
- Leistungsbeschreibung;
- Rechnungsbetrag;
- Zahlungsziel;
- gegebenenfalls Teilzahlungen oder Gutschriften.
4. Nachweise zur Leistungserbringung
Kann der Kunde bestreiten, dass die Leistung vollständig erbracht wurde, sind Nachweise besonders wichtig. Je nach Branche kommen in Betracht:
- Lieferschein;
- Abnahmeprotokoll;
- Stundennachweis;
- Leistungsbericht;
- Versandnachweis;
- E-Mail-Bestätigung;
- Fotodokumentation;
- Gesprächsnotiz;
- unterschriebener Arbeitszettel.
5. Mahnungen und bisherige Kommunikation
Übermitteln Sie alle wesentlichen Schreiben und Nachrichten:
- Zahlungserinnerungen;
- Mahnungen;
- E-Mails;
- Briefe;
- Gesprächsnotizen;
- Antworten des Schuldners;
- Ratenzahlungsangebote;
- Einwendungen oder Reklamationen.
Dies ist wichtig, um zu prüfen, ob der Schuldner bereits in Verzug ist und welche Einwendungen berücksichtigt werden müssen. Nach § 286 BGB tritt Verzug grundsätzlich ein, wenn der Schuldner trotz einer nach Fälligkeit ausgesprochenen Mahnung nicht leistet. In bestimmten Fällen ist eine Mahnung entbehrlich.
6. Zahlungsübersicht
Listen Sie nachvollziehbar auf:
- Ursprüngliche Rechnung
- Teilzahlung
- Gutschrift
- Offen
Bei mehreren Rechnungen empfiehlt sich eine tabellarische Übersicht mit Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, ursprünglichem Betrag und offenem Restbetrag.
Gern stellen wir Ihnen auch ein ausfüllbares .pdf zur Verfügung, dort werden notwendige Infos strukturiert abgefragt.
7. Fristen und ältere Forderungen
Teilen Sie mit, wann die Forderung entstanden ist. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt grundsätzlich drei Jahre. Sie beginnt regelmäßig mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger Kenntnis von den maßgeblichen Umständen und der Person des Schuldners erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste. Es gibt jedoch Ausnahmen und Besonderheiten.
Gerade bei älteren Forderungen sollte daher nicht bis zum Jahresende gewartet werden.
Was sollte vermieden werden?
Unübersichtliche Sammeldateien erschweren die Bearbeitung. Senden Sie möglichst keine unsortierten Bildschirmfotos oder lange E-Mail-Verläufe ohne kurze Erläuterung.
Hilfreich ist eine klare Benennung der Dateien:
01_Vertrag.pdf
02_Rechnung_2026-014.pdf
03_Lieferschein.pdf
04_Mahnung_2026-04-15.pdf
05_E-Mail_Kunde_Einwand.pdf
06_Forderungsübersicht.pdf
Fazit
Eine strukturierte digitale Übergabe spart Zeit und erleichtert die rechtliche Prüfung. Im Idealfall benötigt der Anwalt keine mehrfachen Rückfragen, sondern kann unmittelbar mit der außergerichtlichen Geltendmachung beginnen.
Sie möchten eine offene Forderung digital übergeben?
Nutzen Sie das Kontaktformular von DeinRechtsanwalt.com und melden Sie sich. Gern stellen wir Ihnen ein ausfüllbares .pdf Formular zur Verfügung. Planen Sie regelmäßig Forderungen abzugeben? Wir richten gern einen automatischen Datentransfer ein.
Über den Autor
Rechtsanwalt Christoph Kehr berät Unternehmen praxisnah und digital. Zu seinen Tätigkeitsfeldern zählen insbesondere das außergerichtliche Forderungsmanagement und die datenschutzrechtliche Beratung kleiner und mittlerer Unternehmen.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Die rechtliche Bewertung kann insbesondere von den vertraglichen Vereinbarungen und den konkreten Umständen abhängen.