Welche Kosten darf ich Schuldnern wirklich berechnen?
Wenn Kunden Rechnungen nicht bezahlen, entstehen für Unternehmen schnell zusätzliche Kosten: Mahnungen werden geschrieben, Zahlungseingänge geprüft, Bonitätsauskünfte eingeholt, Inkassodienstleister oder Rechtsanwälte eingeschaltet. Aus Sicht des Unternehmens liegt der Gedanke nahe: Wer nicht zahlt, soll auch die dadurch entstehenden Kosten tragen.
Ganz so einfach ist es jedoch nicht. Nicht jede Kostenposition, die im Zusammenhang mit einer offenen Forderung entsteht, darf automatisch an den Schuldner weitergegeben werden. Gerade für Unternehmen, Selbstständige und Vermieter ist es wichtig zu wissen, welche Kosten tatsächlich ersatzfähig sind und bei welchen Positionen Vorsicht geboten ist.
Grundsatz: Verzug ist der Ausgangspunkt
Damit zusätzliche Kosten überhaupt verlangt werden können, muss sich der Schuldner in der Regel im Zahlungsverzug befinden. Verzug bedeutet: Die Forderung ist fällig, der Schuldner zahlt nicht rechtzeitig und die weiteren gesetzlichen Voraussetzungen liegen vor.
Verzug kann zum Beispiel eintreten, wenn ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel überschritten wird oder wenn der Schuldner nach Fälligkeit gemahnt wurde. Bei Verbrauchern gelten teilweise besondere Anforderungen, insbesondere wenn auf die sogenannte 30-Tage-Regelung abgestellt werden soll.
Erst wenn Verzug vorliegt, kommt ein Ersatz von Verzugsschäden in Betracht. Aber auch dann gilt: Erstattungsfähig sind nur solche Kosten, die aus Sicht des Gläubigers erforderlich und zweckmäßig waren.
Mahnkosten: Nicht beliebig hoch ansetzen
Viele Unternehmen setzen pauschale Mahnkosten an. Grundsätzlich können Mahnkosten ersatzfähig sein, wenn sie nach Eintritt des Verzugs entstehen. Allerdings dürfen sie nicht beliebig hoch ausfallen.
Erstattungsfähig sind typischerweise nur die tatsächlich erforderlichen Kosten, etwa Porto, Papier, Druck oder ein angemessener Verwaltungsaufwand. Pauschalen müssen sich in einem vertretbaren Rahmen halten. Überhöhte Mahnpauschalen können angreifbar sein.
Für die Praxis bedeutet das: Mahnkosten sollten realistisch kalkuliert und nicht als zusätzliche Einnahmequelle verstanden werden.
Inkassokosten und Rechtsanwaltskosten
Beauftragt ein Unternehmen wegen einer offenen Forderung ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt, können die dadurch entstehenden Kosten grundsätzlich ebenfalls als Verzugsschaden ersatzfähig sein. Voraussetzung ist aber auch hier, dass die Beauftragung aus Sicht eines verständigen Gläubigers erforderlich und zweckmäßig war.
Bei einfachen, unbestrittenen Forderungen kann eine außergerichtliche Beauftragung sinnvoll sein, wenn eigene Mahnungen erfolglos geblieben sind oder das Unternehmen die Forderungsbeitreibung nicht selbst weiter betreiben möchte.
Wichtig ist aber: Die Kosten müssen sich im gesetzlichen Rahmen bewegen. Außerdem kann es problematisch werden, wenn mehrere Dienstleister nacheinander eingeschaltet werden und dadurch unnötige Mehrkosten entstehen.
Aktuelle Rechtsprechung: Schufa-Kosten vor Klage nicht einfach abwälzbar
Besonders praxisrelevant ist eine aktuelle Entscheidung des Bundesgerichtshofs (Urteil vom 11. Juni 2026 – VII ZR 93/25 und 96/25) zu den Kosten einer Bonitätsauskunft. In den entschiedenen Fällen hatten Gläubiger vor Einleitung eines Gerichtsverfahrens eine Schufa-Auskunft über Schuldner eingeholt. Die Kosten lagen nur bei geringen Beträgen. Trotzdem war die rechtliche Frage grundsätzlich wichtig: Muss der Schuldner solche Kosten erstatten?
Der Bundesgerichtshof hat entschieden: Die Kosten einer vor Klageerhebung eingeholten Schufa-Bonitätsauskunft sind grundsätzlich nicht als Verzugsschaden ersatzfähig.
Die Begründung ist für Unternehmen wichtig: Eine Bonitätsauskunft kann zwar wirtschaftlich interessant sein. Sie sagt etwas darüber aus, ob eine spätere Vollstreckung möglicherweise Erfolg haben könnte. Für die Einleitung eines gerichtlichen Verfahrens ist sie aber regelmäßig nicht erforderlich.
Das bedeutet: Ein Unternehmen darf natürlich prüfen, ob sich die weitere Durchsetzung einer Forderung wirtschaftlich lohnt. Die Kosten dieser internen Risikoentscheidung können aber nicht ohne Weiteres dem Schuldner auferlegt werden.
Forderungsmanagement braucht klare Prozesse
Für Unternehmen ergibt sich daraus eine wichtige Lehre: Forderungsmanagement sollte nicht nur energisch, sondern auch rechtlich sauber organisiert sein.
Sinnvoll ist ein gestuftes Vorgehen:
Zunächst sollte geprüft werden, ob die Forderung tatsächlich besteht, fällig ist und der Schuldner in Verzug geraten ist. Danach sollte eine sachliche Zahlungserinnerung oder Mahnung erfolgen. Bleibt diese erfolglos, kann die Einschaltung eines Rechtsanwalts oder Inkassodienstleisters sinnvoll sein. Bonitätsprüfungen können wirtschaftlich helfen, sollten aber intern als Entscheidungsgrundlage behandelt werden und nicht vorschnell als Schuldnerkosten angesetzt werden.
Typische Fehler in der Praxis
In der Praxis begegnen immer wieder ähnliche Fehler:
Unternehmen setzen Mahnkosten zu hoch an. Es werden Kosten berechnet, bevor überhaupt Verzug eingetreten ist. Bonitätsauskünfte werden pauschal als Verzugsschaden weitergegeben. Inkassokosten und Rechtsanwaltskosten werden doppelt oder unnötig nacheinander ausgelöst. Teilweise fehlt auch eine saubere Dokumentation der Fälligkeit, Mahnung und Kommunikation mit dem Schuldner.
Solche Fehler können dazu führen, dass Nebenforderungen nicht durchsetzbar sind. Im schlimmsten Fall wird eine eigentlich berechtigte Hauptforderung unnötig angreifbar.
Was Unternehmen jetzt prüfen sollten
Unternehmen sollten ihre Mahn- und Inkassoprozesse regelmäßig überprüfen. Besonders wichtig sind klare Zahlungsziele, nachvollziehbare Mahnungen, angemessene Mahnkosten und eine saubere Trennung zwischen internen Prüfkosten und ersatzfähigen Rechtsverfolgungskosten.
Auch die Rechnungsgestaltung spielt eine Rolle. Wer klare Zahlungsfristen, korrekte Rechnungsdaten und transparente Leistungsbeschreibungen verwendet, erleichtert sich die spätere Durchsetzung erheblich.
Fazit
Offene Forderungen sollten nicht liegen bleiben. Unternehmen müssen unbezahlte Rechnungen konsequent verfolgen, um Liquidität und Planungssicherheit zu schützen. Gleichzeitig gilt: Nicht jede Kostenposition darf automatisch dem Schuldner berechnet werden.
Mahnkosten, Inkassokosten und Rechtsanwaltskosten können ersatzfähig sein, wenn die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen. Kosten für eine vorsorgliche Bonitätsauskunft vor Klageerhebung gehören nach aktueller Rechtsprechung jedoch grundsätzlich nicht dazu.
Ein rechtssicheres Forderungsmanagement hilft, offene Rechnungen effizient durchzusetzen und unnötige Streitigkeiten über Nebenforderungen zu vermeiden.
Über den Autor
Rechtsanwalt Christoph Kehr berät Unternehmen praxisnah und digital. Zu seinen Tätigkeitsfeldern zählen insbesondere das außergerichtliche Forderungsmanagement und die datenschutzrechtliche Beratung kleiner und mittlerer Unternehmen.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Die rechtliche Bewertung kann insbesondere von den vertraglichen Vereinbarungen und den konkreten Umständen abhängen.