29. Juli 2026

Mahnkosten, Inkassokosten und Anwaltskosten: Was muss der Schuldner wirklich bezahlen?

Eine Rechnung bleibt offen. Der Gläubiger verschickt eine Mahnung und verlangt neben dem Rechnungsbetrag weitere Kosten. Später kommen ein Inkassodienstleister oder ein Rechtsanwalt hinzu. Aus einer überschaubaren Hauptforderung entsteht schnell ein deutlich höherer Gesamtbetrag.

Aber welche Zusatzkosten sind tatsächlich erstattungsfähig?

Die Antwort hängt nicht allein davon ab, ob ein Dienstleister eine Rechnung gestellt hat. Entscheidend sind unter anderem der Eintritt des Verzugs, die Erforderlichkeit der Rechtsverfolgung und die Höhe der gesetzlich erstattungsfähigen Kosten.

Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 19. Februar 2025 in einem Musterfeststellungsverfahren erneut hervorgehoben, dass Inkassokosten nicht automatisch als Verzugsschaden ersetzt werden müssen. Im entschiedenen Fall fehlte es bereits an einer erstattungsfähigen Belastung der Gläubigerin mit den geltend gemachten Kosten.

Lesezeit: ca. 9 Minuten
Zielgruppe: Unternehmen mit offenen Forderungen sowie Verbraucher und Unternehmen, die Mahn- oder Inkassokosten prüfen möchten
Das Wichtigste:

• Zusatzkosten setzen regelmäßig voraus, dass sich der Schuldner bereits in Verzug befand.
• Mahn-, Inkasso- oder Anwaltskosten sind nicht in beliebiger Höhe erstattungsfähig.
• Gläubiger sollten Fälligkeit, Zugang, Verzug und Beauftragung sauber dokumentieren.

Die Hauptforderung und die Nebenkosten sind getrennt zu prüfen

Dass eine Rechnung berechtigt ist, bedeutet noch nicht, dass jede zusätzlich verlangte Position ebenfalls geschuldet wird.

Zu unterscheiden sind insbesondere:

• Hauptforderung,
• Verzugszinsen,
• Mahnkosten,
• 40-Euro-Verzugspauschale,
• Inkassokosten,
• Anwaltskosten,
• Gerichts- und Vollstreckungskosten.

Jede Position hat eigene Voraussetzungen.

Wann gerät ein Schuldner in Verzug?

Verzug tritt häufig nach einer Mahnung ein. Eine Mahnung ist eine eindeutige Aufforderung, die fällige Leistung zu erbringen.

Eine Mahnung ist jedoch nicht immer erforderlich. Sie kann insbesondere entbehrlich sein, wenn:

• für die Zahlung ein konkreter Kalendertag bestimmt wurde,
• sich der Zahlungstermin aus einem vorhergehenden Ereignis berechnen lässt,
• der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert,
• besondere Gründe den sofortigen Verzug rechtfertigen.

Außerdem kann Verzug grundsätzlich spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung eintreten. Bei Verbrauchern gilt dies nur, wenn sie in der Rechnung auf diese Folge besonders hingewiesen wurden. Die gesetzlichen Voraussetzungen ergeben sich aus § 286 BGB.

Für Gläubiger ist deshalb wichtig, den Zugang der Rechnung und den vereinbarten Zahlungstermin nachweisen zu können.

Darf bereits für die erste Mahnung eine Gebühr verlangt werden?

Setzt die erste Mahnung den Schuldner überhaupt erst in Verzug, können deren Kosten regelmäßig noch nicht als Verzugsschaden verlangt werden.

Anders kann es sein, wenn der Schuldner bereits vorher in Verzug war, etwa weil ein konkreter Zahlungstermin abgelaufen ist. Dann können notwendige Kosten einer nachfolgenden Mahnung grundsätzlich ersatzfähig sein.

Allerdings dürfen nicht sämtliche internen Kosten auf den Schuldner umgelegt werden.

Erstattungsfähig sind typischerweise konkrete, durch die Mahnung verursachte Auslagen, beispielsweise:

• Porto,
• Papier,
• Druck,
• Briefumschlag.

Der allgemeine Personal- und Verwaltungsaufwand des Gläubigers gehört grundsätzlich zum eigenen Geschäftsbetrieb und lässt sich nicht ohne Weiteres als Schaden auf den Schuldner übertragen.

Automatisierte E-Mail-Mahnungen verursachen regelmäßig kaum konkrete Versandkosten. Pauschale Beträge sollten daher besonders sorgfältig geprüft werden.

Verzugszinsen

Eine Geldschuld ist während des Verzugs zu verzinsen.

Der gesetzliche Verzugszinssatz beträgt grundsätzlich fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, beträgt er neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.

Für die Berechnung sind erforderlich:

• Höhe der Hauptforderung,
• Beginn des Verzugs,
• Ende des Berechnungszeitraums,
• der im jeweiligen Zeitraum geltende Basiszinssatz.

Bei längeren Zeiträumen kann sich der Basiszinssatz ändern. Die Berechnung muss dann abschnittsweise erfolgen.

Die 40-Euro-Pauschale im Geschäftsverkehr

Ist der Schuldner kein Verbraucher, kann der Gläubiger bei Verzug zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen. Das betrifft insbesondere Forderungen zwischen Unternehmen sowie Forderungen gegen öffentliche Auftraggeber.

Die Pauschale wird jedoch auf geschuldete Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet. Sie wird also nicht in jedem Fall vollständig zusätzlich zu späteren Inkasso- oder Anwaltskosten gezahlt.

Gegenüber Verbrauchern besteht dieser Anspruch nicht.

Wann sind Inkassokosten erstattungsfähig?

Beauftragt ein Gläubiger einen registrierten Inkassodienstleister, können die erforderlichen Kosten grundsätzlich als Verzugsschaden verlangt werden.

Das setzt insbesondere voraus:

• Die Hauptforderung besteht.
• Sie ist fällig.
• Der Schuldner befindet sich in Verzug.
• Die Beauftragung war zur Rechtsverfolgung zweckmäßig und erforderlich.
• Der Gläubiger ist mit den Kosten tatsächlich belastet.
• Die geltend gemachte Höhe überschreitet den gesetzlichen Erstattungsrahmen nicht.

§ 13e RDG begrenzt die erstattungsfähigen Inkassokosten grundsätzlich auf den Betrag, den ein Rechtsanwalt für eine entsprechende Tätigkeit verlangen könnte.

Was hat der Bundesgerichtshof 2025 entschieden?

Der BGH hatte über eine Musterfeststellungsklage zu Inkassokosten zu entscheiden.

Im Kern ging es um ein Geschäftsmodell, bei dem ein Inkassodienstleister gegenüber Schuldnern Inkassokosten geltend machte. Der BGH verneinte im konkreten Fall einen Erstattungsanspruch, weil die Gläubigerin im Innenverhältnis nicht in der behaupteten Weise zur Zahlung der Kosten verpflichtet war.

Der zentrale Gedanke lautet:

Rechtsverfolgungskosten können als Schaden grundsätzlich nur ersetzt verlangt werden, wenn dem Gläubiger selbst eine entsprechende erstattungsfähige Kostenbelastung entstanden ist.

Es genügt also nicht, dass gegenüber dem Schuldner rechnerisch eine Inkassoposition ausgewiesen wird. Es muss ein tatsächlicher Schaden des Gläubigers vorliegen.

Die Entscheidung bedeutet nicht, dass Inkassokosten generell unzulässig wären. Sie zeigt aber, dass die Vertragsgestaltung zwischen Gläubiger und Inkassodienstleister sowie die tatsächliche Kostenbelastung relevant sein können.

Sind Anwaltskosten erstattungsfähig?

Auch vorgerichtliche Anwaltskosten können grundsätzlich als Verzugsschaden verlangt werden.

Voraussetzungen sind regelmäßig:

• Der Schuldner befand sich bei Beauftragung bereits in Verzug.
• Die anwaltliche Beauftragung war erforderlich und zweckmäßig.
• Die geltend gemachten Gebühren sind tatsächlich entstanden.
• Die Höhe bewegt sich im gesetzlichen oder sonst erstattungsfähigen Rahmen.

Wird der Anwalt bereits beauftragt, um den Schuldner erstmals in Verzug zu setzen, sind diese Kosten regelmäßig nicht als Verzugsschaden ersatzfähig. Es können jedoch Besonderheiten bestehen, etwa bei einer endgültigen Zahlungsverweigerung oder anderen Umständen, die eine vorherige Mahnung entbehrlich machen.

Inkasso und anschließend Anwalt: Muss der Schuldner doppelt zahlen?

Wird zunächst ein Inkassodienstleister und anschließend ein Rechtsanwalt mit derselben außergerichtlichen Forderung beauftragt, lassen sich nicht ohne Weiteres beide vollständigen Kostenblöcke auf den Schuldner übertragen.

Der Gläubiger ist zur Schadensminderung verpflichtet. Er darf die Kosten der Rechtsverfolgung nicht unnötig erhöhen.

Eine doppelte Beauftragung kann beispielsweise problematisch sein, wenn bereits absehbar war, dass der Schuldner die Forderung bestreitet und eine anwaltliche oder gerichtliche Bearbeitung erforderlich wird.

Anders kann die Lage sein, wenn zunächst ein erfolgversprechendes Inkassoverfahren durchgeführt wird und sich erst später neue Umstände ergeben.

Was Gläubiger im Forderungsmanagement beachten sollten

Fälligkeit eindeutig vereinbaren

Rechnungen sollten ein klares Zahlungsziel enthalten.

Zugang dokumentieren

Bei wichtigen oder hohen Forderungen sollte nachvollziehbar sein, wann Rechnung und Mahnung zugegangen sind.

Verzug prüfen

Bevor zusätzliche Kosten verlangt oder externe Dienstleister eingeschaltet werden, sollte feststehen, ob der Schuldner bereits in Verzug ist.

Hauptforderung prüfen

Unklare, teilweise erfüllte oder bestrittene Forderungen sollten vor einer Beauftragung rechtlich geprüft werden.

Kosten transparent halten

Mahnkosten sollten auf tatsächlich ersatzfähige Auslagen beschränkt werden.

Eskalation passend wählen

Nicht jede verspätete Zahlung erfordert sofort ein Inkassoverfahren oder anwaltliche Schritte. Bei hartnäckigem Zahlungsverzug darf der Gläubiger aber zügig handeln.

Wirtschaftlichkeit prüfen

Besteht Aussicht auf Zahlung? Ist der Schuldner zahlungsfähig? Ist ein gerichtliches Mahnverfahren sinnvoller als weitere außergerichtliche Schreiben?

Was Schuldner bei einer Inkassoforderung prüfen sollten

Wer eine Zahlungsaufforderung erhält, sollte sie nicht ignorieren. Zu prüfen sind aber insbesondere:

• Ist die Hauptforderung berechtigt?
• Ist die Rechnung fällig?
• Wann ist sie zugegangen?
• Befand ich mich bereits in Verzug?
• Wie setzen sich die Zusatzkosten zusammen?
• Wurde die 40-Euro-Pauschale korrekt berücksichtigt?
• Werden Inkasso- und Anwaltskosten doppelt verlangt?
• Ist die geltend gemachte Gebührenhöhe nachvollziehbar?
• Habe ich bereits gezahlt oder Einwendungen erhoben?

Ist die Hauptforderung berechtigt, sollte zumindest der unstreitige Betrag zügig gezahlt werden. Unberechtigte Nebenkosten können gesondert beanstandet werden.

Fazit

Bei Zahlungsverzug können neben der Hauptforderung Verzugszinsen und notwendige Rechtsverfolgungskosten entstehen. Der Schuldner muss jedoch nicht jede beliebige Mahn-, Inkasso- oder Anwaltsposition bezahlen.

Für Gläubiger kommt es auf ein sauberes Forderungsmanagement an: klare Fälligkeit, dokumentierter Zugang, rechtzeitiger Verzugseintritt und eine wirtschaftlich angemessene Eskalation.

Die BGH-Entscheidung von 2025 zeigt zusätzlich, dass Inkassokosten nur dann als Schaden ersetzt werden können, wenn beim Gläubiger tatsächlich eine entsprechende erstattungsfähige Kostenbelastung besteht.

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Quellen:

• Bundesgerichtshof, Urteil vom 19. Februar 2025 – VIII ZR 138/23, Pressemitteilung Nr. 36/2025.
• § 286 BGB zum Schuldnerverzug.
• § 288 BGB zu Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale.
• § 13e RDG zur Erstattungsfähigkeit von Inkassokosten.