Ein Kunde zahlt seine Rechnung nicht – welche Schritte sind für Unternehmen sinnvoll?
Kunde zahlt Rechnung nicht: Was Unternehmen tun können
Ein Kunde zahlt seine Rechnung nicht? Erfahren Sie, wann eine Mahnung sinnvoll ist, wann Verzug eintritt und wie Unternehmen offene Forderungen durchsetzen können.
Eine Leistung wurde erbracht, die Rechnung gestellt – doch der Kunde zahlt nicht. Für Unternehmen ist das mehr als nur ärgerlich. Bleiben mehrere Rechnungen offen, kann dies die eigene Liquidität erheblich belasten. Gleichzeitig sollte nicht jede verspätete Zahlung sofort eskaliert werden. Häufig ist ein strukturiertes Vorgehen wirtschaftlich sinnvoller.
1. Prüfen Sie zunächst die Grundlage der Forderung
Bevor weitere Schritte eingeleitet werden, sollten Sie kontrollieren:
- Wurde die vereinbarte Leistung vollständig erbracht?
- Ist die Rechnung korrekt adressiert?
- Ist der Rechnungsbetrag nachvollziehbar?
- Wurde ein Zahlungsziel vereinbart?
- Gibt es bereits Einwendungen des Kunden?
- Wurde möglicherweise eine Teilzahlung geleistet?
Eine offene Rechnung lässt sich leichter durchsetzen, wenn Vertrag, Auftrag, Leistungsnachweise und Kommunikation sauber dokumentiert sind.
2. Ist die Forderung bereits fällig?
Eine Zahlung kann grundsätzlich erst verlangt werden, wenn sie fällig ist. Wurde kein besonderer Zeitpunkt vereinbart und ergibt sich auch aus den Umständen nichts anderes, kann der Gläubiger die Leistung grundsätzlich sofort verlangen. In der Praxis enthalten Rechnungen häufig ein konkretes Zahlungsziel, etwa „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“.
3. Muss immer zuerst gemahnt werden?
Nicht in jedem Fall. Nach § 286 BGB kommt ein Schuldner grundsätzlich in Verzug, wenn er trotz einer nach Eintritt der Fälligkeit ausgesprochenen Mahnung nicht zahlt. Eine Mahnung kann jedoch entbehrlich sein, beispielsweise wenn für die Zahlung ein konkretes kalendermäßig bestimmtes Datum vereinbart wurde.
Auch wenn eine Mahnung rechtlich nicht zwingend erforderlich ist, kann sie wirtschaftlich sinnvoll sein. Ein Kunde hat möglicherweise eine Rechnung übersehen oder intern nicht richtig zugeordnet. Eine kurze, sachliche Zahlungserinnerung kann die Geschäftsbeziehung schonen.
4. Was gilt für Verzugszinsen?
Befindet sich der Schuldner im Verzug, ist eine Geldschuld zu verzinsen. Gegenüber Verbrauchern beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz grundsätzlich fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Entgeltforderungen zwischen Unternehmen beträgt er grundsätzlich neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Der Basiszinssatz verändert sich jeweils zum 1. Januar und zum 1. Juli eines Jahres.
Zusätzlich können weitere Verzugsschäden ersatzfähig sein. Ob dies im konkreten Fall gilt, hängt von den Umständen ab. Schadensersatz wegen verzögerter Leistung setzt grundsätzlich Verzug voraus.
5. Wann ist anwaltliche Unterstützung sinnvoll?
Spätestens wenn
- mehrere Zahlungsaufforderungen erfolglos geblieben sind,
- der Kunde auf Nachrichten nicht mehr reagiert,
- Einwendungen erhebt, die geprüft werden müssen,
- eine größere Forderung betroffen ist oder
- die Verjährung näher rückt,
sollte geprüft werden, ob eine anwaltliche Zahlungsaufforderung sinnvoll ist.
Ein anwaltliches Schreiben macht deutlich, dass die Forderung nun konsequent verfolgt wird. Gleichzeitig kann geprüft werden, ob die Anspruchsgrundlage belastbar ist, welche Kosten geltend gemacht werden können und ob bei ausbleibender Zahlung weitere Schritte sinnvoll sind.
Fazit
Wer offene Forderungen frühzeitig strukturiert bearbeitet, verbessert seine Chancen auf Zahlung und schützt die eigene Liquidität. Wichtig ist, nicht erst tätig zu werden, wenn sich unbezahlte Rechnungen bereits über Monate angesammelt haben.
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Über den Autor
Rechtsanwalt Christoph Kehr berät Unternehmen praxisnah und digital. Zu seinen Tätigkeitsfeldern zählen insbesondere das außergerichtliche Forderungsmanagement und die datenschutzrechtliche Beratung kleiner und mittlerer Unternehmen.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Die rechtliche Bewertung kann insbesondere von den vertraglichen Vereinbarungen und den konkreten Umständen abhängen.